Кадровый электронный документооборот: Переход на КЭДО с бумажного кадрового документооборота в организации

Федеральным законом №377-ФЗ от 2021 года в ТК РФ были внесены изменения, которые стали основополагающими и упростили многие рабочие процессы для организаций. Сотрудники получили разрешение обмениваться кадровой документацией в электронном виде. Переход на КЭДО обязательным не стал, каждое предприятие может самостоятельно принять решение в пользу цифровизации процессов и заметного ускорения решения различных кадровых задач.

Бумажный кадровый документооборот и его основные проблемы

В соответствии со статистическими данными, предприятия, использующие бумажный кадровый документооборот, имеют более внушительные накладные расходы. В них включены затраты на бумагу и пересылку документации, операционные расходы, затраты на организацию мест складирования и хранения бумажных оригиналов. Помимо перечисленных нюансов, среди проблем непременно стоит отметить:

• Неправильное оформление отдельных документов, ошибки в указанных данных;
• Часто нарушающиеся сроки подачи заявлений: подпись на документах проставляется задним числом и не вовремя;
• На кадрового специалиста возлагается ответственность за своевременное заполнение документации;
• На обработку и разбор документации отводятся существенные времязатраты ;
• Ведение архива кадровой документации на бумажных носителях сопровождается риском потери важных бумаг.

Также нельзя не отметить, что кадровым специалистам приходится по различным вопросам «бегать» за другими сотрудниками предприятия и напоминать о подписании важного документа, искать отдельные экземпляры в архиве, пересылать по почте или передавать документ по кабинетам.

Какие последствия может иметь ведение бумажного кадрового документооборота

Представленные выше проблемы приводят к негативным последствиям, которые со временем накапливаются и становятся всё более «ощутимыми» на предприятии. Сюда можно отнести:

• Необходимость совершать «лишние» действия при работе с бумагами;
• Затрата ресурсов кадровика и времени на корректировку документов, их систематизацию;
• Возникновение различных проблем при необходимости дистанционного оформления документов;
• Внушительные финансовые расходы на бумагу и другую канцелярию, траты на курьеров при необходимости оперативной доставки документов;
• Неопрятный внешний вид документов при их частом использовании и прохождении через множество рук.

Освободить предприятие и сотрудников от бумажной рутины при ведении кадрового документооборота можно при помощи КЭДО. Затрачивая минимум времени, быстро и удобно можно выполнять необходимые рабочие операции, запрашивать документы или проставлять на них подпись в электронном виде (без дублирования на бумажном носителе).

Важные преимущества КЭДО и сервиса «1С:Кабинет сотрудника»

Кадровый электронный документооборот позволяет выполнять весь объём необходимых операций – создавать, передавать, подписывать, согласовывать, хранить и рассылать документы в электронном виде. Сразу следует отметить, что бумажные и электронные документы обладают одинаковой юридической силой.

В числе преимуществ внедрения КЭДО:

• Система напоминаний и уведомлений, работающая посредством sms, push-сообщений и писем на e-mail, способствует оптимизации временных затрат кадровика на оповещение сотрудников. Также важные данные отражаются в удобном для сотрудника формате;
• Пользователь может подать заявление по шаблону, встроенному в сервис, что сводит к минимуму возможность допущения ошибок при вводе данных или создание некорректной формы заявления;
• Для руководителя существует система, позволяющая оперативно и удобно согласовывать с сотрудниками отпуска;
• После перехода на КЭДО пропадёт необходимость вручную формировать документы и затем переносить данные в систему с бумажного носителя. С такой возможностью у сотрудников появляется больше времени для выполнения более важной работы;
• Дополнительных интеграций не потребуется, ведь сервис уже является частью программных продуктов 1С – все рабочие процессы сконцентрированы в одном месте;
• Вход в личный кабинет можно выполнить через браузер или мобильное приложение с простой и понятной навигацией.

Переход на КЭДО и ведение кадрового документооборота в электронном формате в первую очередь оценят крупные организации и предприятия. Это отличная возможность избавиться от кип бумаг, необходимости личных встречи кадровика с остальными сотрудниками. Также не придётся искать место для хранения большого объёма документации.

Стоит отметить возможность полноценного участия в различных рабочих процессах при частых командировках или взаимодействии с сотрудниками организации на удалёнке. Сервис «1С: Кабинет сотрудника» оптимизирует кадровый документооборот и позволит на расстоянии решать различные вопросы, дистанционно и оперативно взаимодействовать с работниками, находящимися в любом регионе. Это важное преимущество для предприятий, имеющих представительства и филиалы в других городах. Отпадает необходимость пересылки документации из одного подразделения в другое, которая занимает немало времени и может «тормозить» определённые процессы.

Перейти на КЭДО и удобный сервис также стоит небольшим компаниям, которые не имеют в своём штате кадровика. Оформление кадровых документов в электронном формате заметно ускорит документооборот. Так руководителю в любое время будет доступен архив документации по каждому работнику.

Сервис позволит оформлять в электронном виде без дублирования на бумаге:

• посмотреть расчетный листок за любой период и подтвердить, что сотрудник с ним ознакомлен;
• уведомить об отсутствии (болезнь, опоздание);
• согласовать отсутствие со своим руководителем, указав причину;
• не только увидеть остаток неиспользованного отпуска, но и получить подробную справку, поясняющую почему этот остаток именно такой;
• написать заявление на очередной отпуск или отпуск за свой счет;
• найти коллегу по работе в общем списке и узнать его рабочий телефон или почту;
• запросить справку с места работы и 2-НДФЛ;
• проверить свои персональные данные, которые хранятся в отделе кадров и заявить о необходимости их изменения.
• посмотреть расчетный листок за любой период и подтвердить, что сотрудник с ним ознакомлен;

В целом перечень документов достаточно широк. Их оформление осуществляется с учётом ограничений, установленных на законодательном уровне.

Не менее важным является тот факт, что в сервисе «1С: Кабинет сотрудника» реализована система уведомлений сотрудникам и руководителям о неподписанных документах. Также сотрудникам поступают уведомления о предстоящем отпуске. После обработки заявки специалистом кадровой службы сотрудник получает уведомление об оформленном документе.

Как внедрить сервис «1С: Кабинет сотрудника»

Электронный кадровый документооборот организаций является одним из направлений деятельности нашей компании. За консультацией вы можете обратиться к нашим специалистам. Вам потребуется лишь рассказать о поставленных перед сервисом задачах, а далее оценить все возможности подготовленного решения после демонстрации.

Переход на КЭДО и сервис «1С: Кабинет сотрудника» занимает минимальное количество времени и включает в себя всего три этапа – подготовка документации, создание личного кабинета (или нескольких), настройка сервиса.

Важно отметить, что при переходе на сервис и его активном использовании гарантируется безопасность данных. Вся информация хранится на серверах 1С, которые расположены в охраняемом дата-центре. Имеются сертификаты, лицензии, аттестаты ФСТЭК.

Удобный сервис для сотрудников, который экономит время бухгалтера и кадровика.
-Ускорение кадрового документооборота;
-Улучшение условий труда;
-Экономия времени при взаимодействии сотрудников и бухгалтерии.

Заказать
1С:Кабинет сотрудника

Поробнее об услуге можете узнать по ссылке.